“十四五”时期中央企业机关事务管理体系建设的探索与思考
中国经济报道讯 中央企业的机关事务管理工作，旨在为企业总部机关运行提供资金、资产、资源和服务，保证总部机关及时接收信息、作出决策，是现代企业治理体系的重要有机组成部分。中央企业机关事务管理体制，本质是企业运行保障资源的管理模式和配置方式，反映了企业机关事务治理能力，对提升企业运行效率至关重要。“十四五”时期，如何构建企业机关事务管理体系，优化企业机关资源配置方式，提升运行效能，是中央企业能否建成一流企业的关键。
当前面临的新形势
2021年6月，国家机关事务管理局印发《机关事务工作“十四五”规划》，对“十四五”时期机关事务工作改革、创新、发展作出了总体安排，指明了新形势下机关事务工作的新特点、新标准和新要求。
——国家治理体系和治理能力现代化为机关事务管理指明方向。治理现代化，旨在开展职能整合，促进均衡发展，推进法治建设。用治理的方式看待机关事务管理，整合机关事务细分职能，均衡推进各项工作，以法律法规为准绳建章立制，既规范机关事务工作，又释放机关内在活力。这要求完善机关事务治理体系，提高治理能力，实现机关事务管理科学、合规高效运行。
——党和政府过紧日子对持续性推进节约型机关建设提出更高标准。党和政府过紧日子以及2030年前实现碳达峰、2060年前实现碳中和的重大战略决策，对机关事务管理特别是节能减排提出更高要求。机关事务工作要完成基本保障任务，处理好投入与产出、价值与效率的问题，通过创新手段，挖潜现有资源，降低碳排放，形成可对比、可测量的量化指标，使绿色节能看得见、摸得着。
——疫情常态化防控对健全机关运行和应急保障机制提出更高挑战。从全面抗疫到长期共存，机关事务工作在疫情防控中作出重要贡献，但也暴露机关事务保障在面对突发性风险时，反应速度不足的问题。面对不断变化的公共安全形势，机关事务需进行体制机制变革，健全机关运行保障体系，优化防火墙设计，做足应急处置的政策储备和机制保障，实现日常防范与快速准确处置相辅相成。
中央企业机关事务管理工作如何在新形势下实现高水平的统一资源调配和统一保障提供，需从根源上发力，建立有治理方针、有制度保障、有流程体系的管理机制，为建设一流企业做好服务保障。
问题及不足
中央企业的职责使命是实现国有资产保值增值，工作重心倾向于生产经营。现行企业机关事务管理工作侧重于后勤保障，不同程度忽视科学管理，体系、机制建设相对滞后，管理职责定位偏移衍生出一些共性问题。
——管理制度体系不健全。少数中央企业缺乏对新形势下企业机关事务工作的全局性思考和管理制度体系的整体性布局，缺少针对基础性工作的制度依据和标准化流程，影响了机关事务工作的效率和权威性。
——管理缺乏系统性、前瞻性。企业机关事务和重点工作契合度不够，例如各项职能对口的管理体系、专项工作方案、应急预案等，在总部机关和子公司不完全契合。机关事务工作必须对接公司管理目标和重点工作任务，找到结合口，确保机关事务工作服务大局、服务重点工作，提高机关事务工作保障效率。
——资源配置效率有待提升。中央企业的特点是集团化管理，总部管理二级子公司和三级子公司，每一层级子公司都是独立法人，有独立机关事务管理机构和行政资产，相互之间不共享，比如办公用房、公务用车等，出现一些单位资源闲置，而其他单位又申请新增购置的情况，缺乏统筹调度，资产配置利用率不高。
——队伍专业化不够。由于中央企业总部机关有编制限制，很多外部人才不能进入总部编制，编制内人员安排难以做到专业对口。通常做法是调整编制内人员从事机关事务管理，例如专职司勤人员、其他生产经营业务人员等，这些人员经验丰富，但对新环境适应能力、学习能力以及服务管理能力，无法满足机关事务管理需要。
改进建议
加强中央企业机关事务管理体系建设，关键是围绕高效有序、精简节约的企业机关运行需求，结合中央企业规模大、层级多的特点，从职责模块、履职标准、信息途径、人才队伍发力，聚焦“优化资源配置机制，保障企业机关运行效能”的总体目标，建立健全标准化流程体系，打造专业化支撑力量，构建信息化运行方式，共建共享新型企业机关事务管理格局，为打造一流企业助力。
——统一管理标准，建立全集团机关事务管理体系。将机关资金、资产管理和服务保障等各类工作进行职能梳理和流程再造，以总部标准引领机关事务管理体系建设。
抓实目标管理。从企业年度重点工作出发，制定机关事务年度计划、目标，按目标考核，实施全周期管理，发挥服务保障支撑作用。针对重点保障事项，超前谋划，制定周期施工图，加强保障供应计划性，均衡人力物力投入，提高保障效率。
优化标准供给。从职能改进入手，整合机关事务职能，合并同类职责，制定权责清单，实现同类保障、服务事项归口管理。根据机关事务分类，细化组织机构，明确岗位权责界限。强化流程规范，对标法律法规和国家相关文件，为每一项机关事务管理制定“规定动作”，确保机关事务运转可预测、可跟踪、可评估。建立效能提升导向，以机关运行为标准，针对机关事务管理的流程和职能动态调整，提升保障能效。
推进标准落实。汇总总部机关统一的履职标准程序、职能模块，形成机关事务管理岗位流程手册，将标准向下推广，逐级落实。保证集团配备统一职能模块、管理流程，实现机关事务标准一张蓝图画到底。
完善应急保障体系。做优总部机关保障预案和机制，统一全集团应急保障体系。针对疫情防控、人防、消防等应急管理工作，总部机关先做方案，再做演练，为下级单位树立样板。推进应急管理演练模板化，促进机关运行保障和应急保障机制有机结合。
——统筹全集团行政资产管理。完善行政资产管理体制，覆盖资产采购、运行、维护的全流程，涵盖总部机关到各级子公司机关全范围，释放资产价值。
建立办公楼宇区域化统筹机制。针对办公用房等不动产资产，在全集团内实现基建统筹。梳理各层级办公用房和持有楼宇情况，按照区域进行划分，重点统计闲置用房。以区域为单位建立集团内部协调机制，优先满足内部需求，避免部分单位高额外租办公用地，另一部分单位持有空闲楼宇的情况。
实施大额资产大客户采购。针对公务用车、大型办公设备配置，以降成本为核心，实施大客户采购机制。由总部机关牵头，和主要供应商建立合作关系，降低采购成本。将后期保障和报废回收纳入合作内容，降低采购成本，提高采购质量，实现全周期管理。
推行其他资产和服务的大平台采购。针对日常办公耗材、服务，建立统一集采平台，比如办公用品采购、会议场所预定等。加强集采电商平台建设，在平台中录入供应商价格与目录、区域酒店会议场所等信息，建立良性竞争，压低机关服务外购成本。
——推进信息化建设。信息化是高效应对繁杂事务性工作的有效工具，也是集成化管理的需要。探索机关事务应用数字技术，以信息化的途径实现机关事务流程化管理，合并重复性管理事项，保证程序合规性、保障及时性。
开发总部平台。根据机关事务管理需要，打通不同业务领域渠道，建立统一平台，实现行政资源全面录入、数据集成分析、资源科学调配。例如开发会议系统，将相关数据按照会议重要程度、场所大小排列、录入，并将会议预定与预算绑定，解决会议多、会议乱等问题。
实现平台间数据互联互通。在各级单位推行机关事务管理平台，实现数据共享、公开，为后续数据分析和资源分配打好基础。将二级单位个别优质资源，上升到总部平台共享，比如同一区域二级单位资源并不均等，通过资源共享，实现系统内部的有偿使用，优化系统内跨单位的资源配置。
实行智慧办公。在上线信息系统、实现无纸化办公基础上，促进系统智能应用，避免资源错配多配，比如建立会议管理和检查管理系统，对参会人员高度重复、会议主题相近的活动合并进行；建立督办系统，整合有因果关系的督办事项；建立外包商管理系统，通过录入外包服务信息和评价标准，实现信誉预警。
优化绩效考核。针对机关事务成本建立动态统计台账，综合录入各项成本数据，科学统计费用支出，定期对比营业收入变化，纳入考核指标。以机关经费占营收比例排名，倒逼机关事务管理降成本、提质效。
——强化人才队伍建设。人才是机关事务管理发展基础。加强人才的选、用、育、留，充实机关事务管理的履职体系。
加强专业化培养和选拔。制定岗位招录标准，人员选用向懂得工程施工、通晓法律知识、掌握行政技巧的综合高素质人才倾斜，提升行政事务管理针对性、合规性和实用性，加强机关事务保障软实力。
注重持续培养和教育。宣贯机关事务法律法规和制度标准，定期组织机关事务专项工作培训，持续提升管理人员履职能力。建立传帮带机制，鼓励老员工帮扶新员工快速进入角色。
优化绩效考核。机关事务工作重在高度认真负责的态度和作风。要激励尽责履职，考核向效率性、合规性、人性化等角度倾斜。建立单独职级体系，打通机关事务人员晋升通道，拉开层级梯队，避免职级扎堆。
加强中央企业机关事务管理，充分发挥标准化、信息化对管理的支撑作用，适当引入符合企业特色的市场化机制，倒逼机关事务管理机制改造升级，构建高质量中央企业机关服务与保障体系，为中央企业高效运行、规范管理、深化改革、持续发展，打造具有全球竞争力的世界一流企业夯实基础。
来源：中国机关后勤
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